Sono ossessionato da La teoria del Big Bang. Se non l'hai visto, lo consiglio vivamente - il mio fidanzato e io guardiamo uno o due episodi ogni sera, e stiamo sempre ridendo ad alta voce.
In un episodio recente, Sheldon Cooper, interpretato dall'eccentrico esilarante Jim Parsons, si accorda per due volte. Promette a Howard e Leonard che passerà il giorno dopo a lavorare a un progetto con loro. Ciò che aveva dimenticato era che si era impegnato a lavorare su un progetto con Amy anche quel giorno. Come membro del pubblico, mi sono divertito nella commedia che ne è seguita. Come assistente esecutivo a tempo pieno, ho rabbrividito a quello che può essere descritto solo come il mio peggior incubo.
Negli ultimi tre anni ho avuto la fortuna di assistere alcune delle donne più cattive di Hollywood. Ho assistito tre diversi produttori esecutivi negli ultimi tre anni e tutti erano donne. In un'industria dominata dagli uomini, questa è piuttosto un'anomalia, quindi ho fatto in modo di prenderne il più possibile da queste donne eccezionali.
Come assistente, una parte fondamentale del mio lavoro è gestire il programma del mio exec. Alcuni dirigenti sono più pratici con i loro programmi, e alcuni preferiscono che io prenda il controllo. La pianificazione dovrebbe essere un compito abbastanza semplice, ma quando si gestiscono gli orari delle donne che vengono tirate in tre direzioni in un dato momento, il compito richiede lungimiranza, priorità e organizzazione. Un buon programma avrebbe salvato Sheldon dalla sua tragica doppia prenotazione e dall'influenza che ne derivava.
Ecco alcune lezioni importanti che ho imparato dalla gestione degli orari delle donne ad alta potenza.
Va bene dire di no.
Non programmare troppo te stesso. Così tante volte, sono stato eccessivamente ambizioso nel mio programma. Organizzerò riunioni di networking, appuntamenti e cene con amici e cercherò di riempire tutto in un giorno o una settimana. Parte di una programmazione sana è conoscere i tuoi limiti e onorarli. Non sei bravo in una riunione se sei mentalmente fritto. Se ciò significa spingere un pranzo qualche settimana, allora è meglio farlo piuttosto che essere mezzo presente o chiedere continuamente di riprogrammare. Quando ho iniziato a programmare pranzi e cene per i miei capi, altri assistenti mi mandavano le prossime date disponibili del loro capo, e sarebbero passate tre o quattro settimane. Non potevo credere che questi dirigenti non avessero una notte gratis per cena per un mese! Si scopre che probabilmente lo hanno fatto, ma sapevano che riempire quella notte gratis con un'altra cena avrebbe finito per bruciare o cancellare per evitare il burnout. È importante riconoscere quanto è troppo.
Blocca il tempo per te stesso.
In molte occasioni mi è stato chiesto di bloccare il tempo per niente in particolare. A volte, è solo il tempo libero per scrivere. A volte, sono cose personali a cui non sono a conoscenza. In ogni caso, vado fisicamente nei loro calendari e lo blocco - a volte, letteralmente come scrivere BLOCK in quell'ora o due ore. Così facendo, ho consolidato quel tempo come loro e solo loro. Questo è diverso dal dire di no a un pranzo oa una cena. Questo crea in modo proattivo lo spazio destinato all'uso personale. Sta bloccando il tempo per te che non sarà riempito con una riunione o un appuntamento o una telefonata. Se i nostri orari dettano il tipo di persona che diventiamo, allora fatiscenti e stracciati non fanno bene a nessuno. In particolare mi sforzo di sentirmi come se avessi sempre bisogno di essere occupato. Pianificare i tempi di inattività è un buon modo per assicurarmi che ne stia abbastanza per ringiovanirmi ma non troppo dove mi sento pigro o alle spalle.
La codifica dei colori e i calendari condivisi sono fondamentali.
Nel mio calendario, ora uso diversi codici colore per diverse attività - lavoro, personale, famiglia, ecc. Quando Mike e io ci siamo fidanzati, ho creato un calendario condiviso per noi - in questo modo, se ci pianifico per qualcosa, lui Avrò la notifica, e se pianifica qualcosa, ne prenderò uno anche io. Google Calendar e l'app iCloud hanno entrambe funzioni di condivisione del calendario molto semplici. Quando lavori alla pianificazione di un evento che coinvolge due o più persone, ti suggerisco di inserire la data e l'ora discusse nel tuo calendario con HOLD di fronte ad esso, anche se non è confermato. Ad esempio, se tu ei tuoi due migliori amici state cercando di preparare una cena per giovedì alle 19:00, ma siete in attesa che il secondo amico confermi, incollatelo comunque nel vostro calendario. HOLD indicherà che non è ancora confermato, ma ti impedirà anche di prenotare qualcos'altro durante quel tempo mentre aspetti che lei controlli la sua email.
È necessario un calendario per l'equilibrio e la produttività.
Un calendario è uno strumento meraviglioso per aiutarti a mantenere l'equilibrio. Quali sono le aree della tua vita che richiedono attenzione All'inizio di ogni settimana (o ogni mese, a seconda di quanto pianifichi in lontananza), valuta il tuo calendario. Dove ti stai programmando troppo pesante Dove ti stai programmando troppo alla leggera Qualcuno una volta mi ha detto che gli impegni con cui riempi il nostro calendario dettano il tipo di persona che vogliamo essere. Pensaci: se vuoi essere ben istruito, ti iscrivi a corsi o gradi avanzati e fai scorrere le ore di lezione nel tuo programma. Se vuoi essere un buon amico, imposti le date con i tuoi cari e onorali. Se vuoi essere esperto in tutte le gravidanze di Kardashian-Jenner, probabilmente stai programmando anche il tempo per KUWTK. Fai una lista di tutte le cose che sono importanti per te, e poi inseriscili nel tuo programma. Suggerisco anche un programma di routine, per aiutare a costruire buone abitudini. Ero solito chiamare mia nonna ogni sabato. Non voglio dire che non l'avrei chiamata altre volte durante la settimana, ma ogni sabato, ho assolutamente preso il telefono per chiamarla. La pianificazione non riguarda solo il lavoro: aiuta a darci forma nella persona che vogliamo essere.
Utilizza note e avvisi.
Per chiunque usi il calendario di Apple, c'è una sezione in basso per NOTE. C'è anche un'opzione per inserire una posizione. Fatti un favore e inizia a trattare ogni evento come se fosse una sua cartella. Così tante volte, vorrei creare un evento nel mio calendario e quindi ho bisogno di fare riferimento a e-mail o messaggi di testo per trovare un indirizzo o le istruzioni di parcheggio. Quando ho iniziato a gestire i calendari dei dirigenti, è diventato importante per me includere tutte le informazioni necessarie nell'evento del calendario perché, in genere, non hanno accesso alle e-mail inviate per impostare la riunione / il pranzo / la cena. Ci sono state volte in cui il mio dirigente si trova sulla costa orientale e io sono ancora sulla costa occidentale. Se hanno un evento EST 7, probabilmente dormirò ancora. Se hanno domande su dove andare e non riescono a mettermi in contatto con me, è probabile che avremo una brutta giornata! È diventato indispensabile includere tutte le informazioni pertinenti nell'evento del calendario. Ho iniziato a farlo da solo, e ha semplificato e semplificato la mia organizzazione in molti modi. Non devo più scavare attraverso vecchi scambi per trovare quello che sto cercando. Inoltre, approfitta della funzione ALERT offerta da diversi calendari. Ho sempre impostato dei promemoria per uscire un giorno prima di ogni evento. Mi fa pensare al futuro e fare i preparativi necessari.
Sii realistico nella pianificazione.
Tutti mi dicevano che Los Angeles è una città guida. Non ho capito cosa significasse fino a quando non mi sono trasferito a Los Angeles. Fammi decodificare: tutti in LA guidano ovunque. Devono - tutto è sparso. Di conseguenza, LA è famosa per il traffico. Per questo motivo, ho imparato che devo prendere seriamente in considerazione l'ora del giorno quando si impostano le riunioni. Sto mettendo il mio dirigente nelle ore di punta Se MapQuest sta segnalando il disco a trenta minuti, in genere compio in 45 minuti a un'ora di tempo di viaggio a tratta. È sempre meglio prendere il tempo che pianificarti troppo e sperimentare lo stress risultante, o peggio, il pericolo. Essere realistici nella pianificazione è necessario per onorare gli impegni presi. Sono un enorme homebody. Dopo il lavoro, tutto quello che voglio fare è entrare nel mio pigiama e ricaricare dalla giornata. Di solito organizzavo drink e riunioni di networking dopo il lavoro, e ho scoperto che anch'io li cancellavo regolarmente. Tuttavia, quando ho fissato le riunioni del caffè del mattino, ero molto, molto più propenso a seguire. Sii realista su te stesso e sul tuo ambiente per ottenere il massimo dal tuo calendario.
La valutazione retrospettiva è la chiave.
Alla fine di ogni settimana o ogni mese, dai un'occhiata al tuo calendario. Come potresti valutare le tue abitudini di pianificazione per quel mese Hai seguito tutto ciò che hai inserito nel tuo calendario In quali aree hai più probabilità di annullare o riprogrammare? C'è una ragione? Sii onesto con te stesso: è il modo migliore per imparare le tue abitudini. Ricorda: il nostro calendario può dare forma a chi vogliamo diventare, se lo permettiamo. Se impariamo a gestire in modo efficace il nostro tempo, possiamo controllare i nostri programmi, invece di consentire ai nostri programmi di controllarci.