Cominci a scrivere la tua lista di cose da fare per il giorno e subito a sudare. Non hai idea di come riuscirai a fare tutto questo.
E la parte peggiore Nel tuo stato di ansia di panico, tutto sembra altrettanto importante e urgente. Come ci si può aspettare una priorità efficace quando assolutamente tutto sembra una priorità
Siamo stati tutti lì. I nostri giorni lavorativi sono occupati, le nostre caselle di posta si riempiono e le nostre liste di cose da fare possono rapidamente perdere il controllo. Quando il tuo piatto è completamente pieno, diventa ancora più difficile capire dove dovresti iniziare.
Fai un respiro per un solo minuto. Mentre una lista di cose da fare travolgente è di solito sufficiente per accelerare la frequenza cardiaca, ci sono alcune domande logiche che puoi porci per dare un senso al tuo carico di lavoro e sviluppare un piano strategico di attacco.
Le migliori domande seguono la struttura della matrice decisionale Eisenhower, una tecnica di gestione del tempo attribuita a una citazione Dwight Eisenhower non verificata. Questa semplice casella ti aiuta a classificare i tuoi compiti e le cose da fare in base alla loro urgenza e importanza.
Se vuoi delineare la matrice per te, devi farlo. Ma, se preferisci non farlo, chiedere queste cinque domande chiave ti aiuterà a raggiungere un risultato finale molto simile.
1. Cosa deve assolutamente essere fatto oggi
Quando ti senti già stressato, puoi essere tentato di sfogliare il tuo calendario per avere un'idea di cosa c'è nella tua agenda per l'intera settimana o mese. Pensi che ti aiuterà a sentirti più in cima alle cose - ma di solito aumenta il tuo sentimento di sopraffazione.
Ecco la cosa: quando sei inondato, quella presentazione che devi fare in due settimane o quella grande relazione che deve essere completata entro la fine del mese probabilmente non è la cosa più urgente nel tuo piatto.
Invece, devi fare un passo indietro e guardare solo oggi. Quali sono gli elementi più urgenti nella tua lista di cose da fare Cosa devi assolutamente mirare per ottenere nel corso delle prossime otto ore
2. Quali di questi compiti urgenti sono più importanti
Ora che hai una lista delle tue cose da fare più urgenti, è tempo di capire quali di queste sono le più importanti.
Ma sono tutti importanti! stai pensando ora. Ecco perché sono tutti sulla lista my-to-do! Certo, vorrai comunque portare a termine queste cose - ma in questo momento la tua attenzione deve essere sulle cose che sono le più critiche.
Considera quali compiti avranno conseguenze se non li porti effettivamente a termine entro la fine della giornata. Sopporterai un progetto di gruppo Fatti rimproverare dal tuo capo Danneggia una relazione con il cliente
Pensare in termini di conseguenze potrebbe sembrare un po 'spaventoso. Ma ti aiuterà anche a capire quali attività appartengono veramente a quella casella Urgente e Importante - quali sono le cose che vorrai iniziare subito.
3. È possibile delegare uno qualsiasi di questi altri compiti urgenti
Dopo aver spostato questi elementi importanti, potresti rimanere con altri compiti urgenti. Devono essere fatti il prima possibile, ma non li consideri nemmeno fare-o-morire.
Dal momento che non gli hai assegnato una grande importanza, questi sono spesso compiti piccoli e insensati. Forse è come restituire una telefonata o un'e-mail o compilare la nota spese per il reparto contabilità entro la fine della giornata.
Per queste cose che rientrano nella casella Urgente e Non importante, pensate se è possibile delegarle o automatizzarle.
C'è qualcun altro nella tua squadra che potrebbe toglierti questo piatto fino a quando non ti rimetterai sotto i piedi O, potresti impostare una sorta di automazione usando Zapier o IFTTT che rimuoverebbe quel fastidioso compito dal tuo elenco per il bene
Avviso equo: potresti non essere in grado di capirlo immediatamente. Quando sei già sepolto, probabilmente non vuoi dedicare ore a reinstradare il tuo lavoro. Tuttavia, vale comunque la pena di dare un po 'di attenzione al caso in cui si possa migliorare notevolmente il proprio carico di lavoro.
Per le cose urgenti ma non importanti che rimangono nella tua lista Affronta subito dopo le attività importanti e urgenti che hai designato - in questo modo puoi gestire tutte le cose più sensibili al fattore tempo prima.
4. Quali compiti sono importanti, ma non necessariamente urgenti
Ora, con le cose più urgenti separate, è il momento di dare un'altra occhiata alla tua lista di cose da fare e tirare fuori le cose che sono importanti, ma non necessariamente devono essere fatte immediatamente.
Le probabilità sono, queste sono le cose più grandi che hai nella tramoggia. Sono progetti e incarichi su cui dovresti fare progressi costanti, quindi non devi affrontare questa stressante crisi temporale prima della scadenza.
Ma spingerlo richiede qualche pensiero e pianificazione. Quindi, per le attività che finiscono nella tua casella Non urgente e Importante, fai un po 'di tempo per lavorare su quelle cose nel tuo calendario. Imposta alcune mini milestones e le scadenze autoimposte per essere sempre in pista.
In questo modo, non ti sembra che stai semplicemente spingendo quei progetti fuori strada per il giorno, invece, li stai dando la priorità di conseguenza.
5. È possibile rimuovere completamente qualsiasi attività
Essere in grado di rimuovere del tutto dalla tua lista di cose da fare è il sogno di chiunque si senta un po 'magro.
Pensa che sia impossibile Beh, se hai qualche cosa da fare nella tua lista che dovresti classificare come Non urgente e Non importante, è probabile che questi elementi possano essere eliminati completamente dalla tua lista di cose da fare.
Spesso, continuiamo a svolgere determinati compiti per abitudine piuttosto che per necessità. Fortunatamente, la matrice decisionale ti aiuterà a identificare immediatamente tutto ciò che può essere rimosso dal tuo piatto.
Stabilire delle priorità può sempre essere una sfida, ma diventa particolarmente difficile quando tutto sembra una priorità. Fortunatamente, queste domande possono aiutarti a ordinare tutte le tue attività e cose da fare e determinare quali dovrebbero essere effettivamente rimossi nella parte superiore del tuo elenco.