Ti siedi al computer, prendi il tuo blocco note preferito e inizia a scrivere un elenco di cose da fare per il giorno: яRispondi a questa email; controllare lo stato di avanzamento di un progetto esistente; raggiungere una nuova connessione; riesaminare (finalmente (e inoltrare!) un compito considerevole.
E prima che tu lo sappia, sei senza carta, ma sai che c'è ancora molto altro da fare. E ora, invece di guardare la tua lista di cose da fare come qualcosa per avviare la produttività, ti mantieni organizzato, e in realtà Aiuto tu, senti che è solo per te.
Siamo stati tutti lì! ЯIl passaggio a quella lista apparentemente infinita non è divertente, in particolare quando c'è così tanto da realizzare, non è nemmeno possibile determinare come e dove iniziare. Ma non è ancora in preda al panico! Ecco sei suggerimenti per aiutarti a stabilire la priorità della tua lista di cose da fare, anche quando il tuo carico di lavoro sembra completamente ingestibile.
1. Annota solo cosa esigenze per essere fatto.
Questo punto sembra dolorosamente ovvio. Ma se sei come me, la tua lista delle cose da fare sempre (in qualche modo) diventa una discarica. È dove si notano tutte quelle curiosità casuali che ti vengono in mente, che si tratti di un nuovo libro da leggere o un'idea per un progetto a lungo termine che vuoi iniziare presto.
Prima che tu lo sappia, la lista che avrebbe dovuto tenerti concentrata per il momentoun giorno è ora un documento che dettaglia i promemoria per i prossimi mesi. Quindi, adesso, ti stai solo rendendo più stressato e sommerso, piuttosto che aiutarti a vedere una rapida istantanea delle cose che dovresti fare a pezzi oggi.
Puoi ancora andare avanti e annotare tutte quelle piccole cose che hanno bisogno di trovare la loro via dal tuo cervello e sulla carta. Ma, dopo averlo fatto, inizia un elenco di cose da fare separato per le prossime 24 ore. Ti aiuterà a sentirti meno sopraffatto e molto più chiaro.
2. Riconoscere la differenza tra urgente e importante.
E ora concentrati: яMentre potrebbe non sembrare sempre così, c'è una grande differenza tra urgente e importante. Così, quando cerchi di scavare da una pila di compiti ridicolmente grande, concentrati unicamente sul urgente quelli-anche se questo significa lasciare le cose importanti che pendono sulla tua lista per il giorno successivo.
Quando cerchi di scavare da una pila di compiti ridicolmente grande, dovresti concentrarti solo su quelli urgenti.
Armato di una lista di cose da fare già pronta (vedi il punto 1), hai un buon inizio nel riconoscere ciò che devi realizzare. Ma adesso ti sfido a prendere un pettine a denti stretti in quella lista esistente. Per ogni elemento di azione, chiediti: è assolutamente necessario farlo entro domani mattina
Questo ti aiuterà a separare le cose assolutamente bisogno per finire dalle cose che davvero volere per essere fatto. Quando hai già bisogno di tempo e risorse, concentrati solo sulle barebone. Le cose che non hanno una scadenza pressante dovrebbero essere rimosse immediatamente. (Aggiungili all'elenco di overflow, non alla tua lista di cose da fare oggi.)
3. Batch attività simili insieme.
Project hopping: ne siamo tutti colpevoli. Rispondete a una e-mail, fate qualche progresso su un progetto, rispondete a un'altra e-mail e poi tornate al suddetto progetto. Sì, stai lavorando difficile-ma, stai davvero lavorando inteligente Cambiare costantemente le marce può spesso essere una distrazione, rendendo difficile per te mantenere la messa a fuoco e attraversare l'intera attività dalla tua lista di cose da fare.
È qui che entra in gioco il concetto di batch. Numerosi esperti di produttività hanno affermato che raggruppare attività simili in batch consente di aumentare significativamente la produttività. Quindi, indirizzo tutti di quelle e-mail in sospeso, per poi passare al tuo progetto più grande. Noterai un aumento di produttività e concentrazione.
4. Utilizza la tecnica del Pomodoro.
Avete sentito parlare della tecnica del Pomodoro Se cadete facilmente nella trappola della distrazione, questo può davvero aiutarvi a rimanere nella zona. Fondamentalmente, divide la tua giornata lavorativa in blocchi. Lavori per 25 minuti e poi fai una pausa di cinque minuti. Tutto questo ciclo è chiamato thePomodoro Technique.
Fare pause può sembrare controintuitivo quando il tuo programma è già pieno. Tuttavia, questo sistema di gestione del tempo funziona instillando un senso di urgenza. Sei motivato a fare tutto il lavoro possibile in quei 25 minuti. È un grande trucco essere più intenzionale con il tuo tempo!
5. Stima il tuo tempo.
Iniziamo tutti i nostri giorni lavorativi con le migliori intenzioni. E, sì, essere eccessivamente ambiziosi con la tua lista delle cose da fare potrebbe sembrare una buona idea in teoria. Ma di solito significa che la giornata si sente frustrata.
Essere eccessivamente ambiziosi con la tua lista di cose da fare sembra una buona idea in teoria. Ma di solito significa che la giornata si sente frustrata.
È proprio per questo motivo che dovresti assegnare delle stime di tempo. Accanto a ogni attività, tieni conto di quanto tempo pensi che prenderà quel particolare articolo. Quindi, fai dei semplici calcoli matematici e aggiungi tutto, includendo almeno un'ora di buffer time per i roadblock inaspettati. Se quelle stime si aggiungono a un numero ridicolo, allora devi decidere seriamente la priorità dei tuoi articoli o lavorare un giorno extra lungo per realizzare tutto questo.
Questo esercizio ti aiuta a essere realistico con ciò che vuoi completare. Inoltre, ti consente di avere un approccio proattivo sull'eventualità di perdere una scadenza. Ciò significa che puoi superare il problema e coinvolgere le persone necessarie nel probabile ritardo, piuttosto che chiedere perdono quando hai mancato il segno.
6. Iniziare.
I suggerimenti di cui sopra possono indubbiamente essere utili quando si cerca di affrontare un carico di lavoro travolgente. Ma a volte la cosa migliore è fare un respiro profondo e iniziare.
Ovviamente, vuoi attaccare la tua lista di cose da fare in un modo che sia il più metodico e strategico possibile: non vuoi perdere tempo inutilmente passando da un progetto all'altro. Tuttavia, vuoi anche evitare di cadere nella trappola opposta: se spenderai tanto tempo a capire Come per iniziare nella tua lista di cose da fare, finisci per perdere tempo in cui potresti essere abituato a superare qualche partita.
Quindi, in definitiva, usa il tuo miglior giudizio quando si tratta di gestire responsabilità e compiti. Dopotutto, nessuno conosce il tuo stile di lavoro (o la tua lista di cose da fare, se è per questo!) Come te.