Il mio peggio Spazio ufficio momento coinvolto in una cabina con pochi compagni di squadra, come si legge letteralmente attraverso una presentazione in powerpoint stampato. Quando finalmente guardai discretamente il mio orologio sotto il tavolo, mi resi conto che eravamo già passati 20 minuti dal tempo a nostra disposizione, eppure non avevo ancora idea di chi stesse facendo cosa, quando o perché. Frustrato, mi sono rivolto a due mentori e ho fatto loro una sola domanda: come si termina un incontro in tempo
Il mio collega maschio mi ha guardato con sorpresa e ha detto bruscamente, Uh, ho messo il mio telefono sul tavolo e ho detto che siamo fuori dal tempo. La mia collega di sesso femminile, d'altra parte, annuiva con stanco riconoscimento. È difficile interrompere senza essere scortesi, ha detto. Provo a notare verbalmente quando mancano 15 minuti per renderlo meno imbarazzante.
Ora, senza approfondire le importanti differenze di genere nelle loro due risposte o entrare in contatto con i miei uomini contro le donne sul posto di lavoro, penso che tutti possiamo essere d'accordo sul fatto che le riunioni possono essere sia follemente produttive sia forme di collaborazione e conversazione O il peggiore in assoluto perdita di tempo. Ma tenere le persone in pista, e sull'orologio, richiede un po 'di pratica. Ecco 5 consigli per terminare con successo una riunione in tempo.
1. Attiva fino a 30 minuti
Ho imparato questa regola generale anni fa, e non mi ha ancora deluso. Quando organizzi una riunione, concediti 30 minuti: niente di più, niente di meno. Perché Perché le persone quasi sempre si consumano in qualsiasi momento. Se si tratta di un incontro di 60 minuti, la gente continuerà a parlare di necessità di riempire lo spazio e basandosi sul presupposto che la conversazione abbia bisogno di ogni minuto. Questo potrebbe essere vero, ma lo è generalmente non.
La bellezza di questo suggerimento è che puoi sempre impostare un altro incontro. Sempre! Seriamente, però, in quella prima mezz'ora riuscirai a capire se davvero fare Hai bisogno di più tempo per parlare o se ti piacerebbe mandare email l'un l'altro più tardi, o così via. Potresti scoprire, come ho fatto io, che con un lasso di tempo più breve, le persone tendono ad essere più efficienti e intenzionali. (Incluso me stesso). Anche! Puoi terminare una riunione in anticipo. Pazzo, lo so.
2. Invita le persone giuste
All'inizio della mia carriera, mi sono seduto in molti, molti, molti incontri in cui mi chiedevo perché ero lì. Avevo troppa paura di fare quella domanda a voce alta, per paura di sembrare un giocatore di squadra poco brillante o apparentemente poco professionale, ma poi ho notato quanto spesso gli incontri sembravano trascinarsi perché troppe persone erano silenziose o una persona sembrava dominare il dialogo.
Le persone ti inviteranno alle riunioni per mantenerti in loop, ma ciò non significa che devi partecipare. Se non stai aggiungendo valore, non dovresti essere al tavolo.
Alla fine ho iniziato a fare la stessa domanda in un modo diverso: qual è il mio ruolo in questo incontro e mi ha aiutato, immensamente. Almeno un terzo del tempo, l'altra persona si fermò, inclinò la testa di lato e disse: Sai cosa puoi saltare in realtà. Erano buoni. Gli altri due terzi del tempo, ho ricevuto chiarezza su come avrei potuto contribuire alla conversazione, il che ha reso l'incontro molto migliore.
Lo dirò lentamente ma con enfasi: le persone ti inviteranno alle riunioni per essere gentile, o per tenerti connesso ma questo non significa che devi partecipare. La mia teoria è che se non stai aggiungendo valore, non dovresti essere al tavolo; se ti sembra uno spreco di tempo, probabilmente lo è, e hai il permesso di rifiutare. Ciò vale per ogni singola persona in un incontro, sia che tu sia l'invitato o l'invitato: se chiedi alle persone giuste di essere presenti e partecipare, allora le possibilità di un dialogo produttivo, da punto a punto sono infinitamente più alte.
Fonte: @rebeccataylornyc
3. Richiedi sempre un ordine del giorno
Non posso dirvi quanti incontri ho frequentato con descrizioni vaghe come Discutere piano di comunicazione e Brainstorm idee di contenuto senza agenda da affrontare. Abbastanza sicuro, più tardi, c'è stato un bel po 'di parlare con un output molto poco utile. Questi incontri senza direzione sono inclini a essere i peggiori trasgressori in termini di gestione del tempo.
La cosa più complicata delle riunioni in generale è che spesso servono fare o pianificazione. È importante sapere a quale tipo appartiene la tua, quindi puoi prepararti di conseguenza. Ad esempio, senza un'agenda per un incontro di brainstorming, la gente probabilmente si presenterà supponendo che il tempo sarà trascorso a parlare di idee, non necessariamente presentando quelle che hanno già inventato.
Non è necessario elencare ogni singolo dettaglio e, a volte, non ha senso andare troppo lontano tra le erbacce, ma almeno prendere il tempo per prendere in considerazione una struttura libera per guidare il gruppo. Fornire un ordine del giorno o leggerlo in anticipo crea una consapevolezza che aiuta tutti a stabilire la priorità degli obiettivi e dei risultati per quel particolare scambio.
4. Sapere chi sta facendo cosa e quando
In ogni incontro e interazione su un progetto, soffermati e prendi un momento per identificare alcuni dettagli chiave: chi è responsabile di cosa sono gli obiettivi del lavoro che viene svolto. Che tipo di tempismo imposta il ritmo Chi sta prendendo appunti E così via.
Sii specifico su come spostare i progetti in avanti, anche nel bel mezzo della conversazione. È davvero facile per le persone muoversi a tutta velocità senza rispondere a queste semplici domande, e parte dell'essere un leader significa essere quello di chiarire quando necessario e aiutare a mantenere tutti, anche se stessi, in pista.
5. Designare un Facilitatore
Sulla stessa nota, sei mai stato in un incontro in cui la conversazione sembra girare intorno e intorno a nessun luogo. Può essere utile scegliere qualcuno che faciliti le osservazioni, il che può essere un semplice ruolo prestando attenzione al ritmo e alle cadenze delle interazioni. Se sei il facilitatore, funzioneresti in questo modo: ti accorgi che qualcuno della tua squadra sta sempre in silenzio, quindi chiedi il loro contributo; allo stesso modo, se i colleghi vengono interrotti o interrotti, tornate indietro per aiutarli a creare spazio per il loro punto di vista.
Soprattutto, fai attenzione ai ninja che si incontrano. Non ridere, sono serio. Questi sono reali e li conosci: il ragazzo che fa battute continue e sottovoce, la ragazza che chiacchiera del suo fine settimana, il capo che si lamenta per le scadenze folli, il direttore che tira su ogni due secondi con un parere. Incontrare i ninja sono tecnicamente inoffensivi, considerando che spesso sono solo persone con una forte opinione che sono ansiosi di aggiungere i loro due centesimi su, beh, tutto. Tuttavia, al 100% incidono il tuo programma attento a proprio vantaggio se non stai attento, il che si traduce in tempo prezioso perso su argomenti di conversazione che non sono una priorità.
La buona notizia è che puoi cortesemente interromperla con frasi del tipo, mi piacerebbe riportare il gruppo o Stiamo diventando un po 'fuori strada, ma sembra che siamo d'accordo o che cosa sto ascoltando è che c'è un problema riguardante XYZ. Se ci sono spin-off prevalenti, allora quegli argomenti non sono tangenti, sono cose da affrontare un'altra volta.
La linea di fondo Non abbiate paura di stabilire delle linee guida su come rispettare il tempo di tutti.