La persona media invia e riceve circa 205 email al giorno. Questa è una statistica piuttosto sorprendente, no?
Ma quando ci prendi qualche minuto per pensarci, in realtà non lo è quello scioccante. Siamo tutti abbastanza ossessionati dalla nostra posta in arrivo. Personalmente, ho sei account e-mail e di solito mi sento come se non potessi allontanarmi da qualsiasi tipo di schermo per più di due minuti senza che una nuova e-mail mi raggiungesse.
Inutile dire che quando siamo costantemente inondati di nuovi messaggi che spuntano nelle nostre caselle di posta elettronica, diventa fin troppo facile lasciare che l'etichetta delle e-mail scivoli un po '. Andanythat non presenta sempre un problema! Davvero, non c'è niente di sbagliato nel tenere i tuoi messaggi casuali quando rispondi a un amico sui piani per il pranzo o chiedi una ricetta a tua madre. In effetti, probabilmente sarebbe davvero strano se tu fossi incredibilmente lucido e formale in quelle e-mail.
Tuttavia, quando quelle e-mail rilassate e disinvolte iniziano a farsi strada nella tua corrispondenza professionale - come un'e-mail che accompagna una domanda di lavoro o una richiesta per un colloquio informativo - allora puoi iniziare a sembrare sciatto e anche un po 'pigro..
Quindi, se hai iniziato a sentirti un po 'troppo rilassato con i tuoi messaggi, è probabilmente ora di fare un rapido aggiornamento sul comportamento delle e-mail professionali. Ecco cosa devi sapere!
1. Metti un po 'di pensiero nella tua linea tematica.
Dal momento che stiamo tutti affrontando quotidianamente caselle di posta ingombra, è necessario rendere evidente e convery esattamente ciò di cui tratta il tuo messaggio, in particolare in un ambiente professionale, quando sai che la persona che sta ricevendo la tua nota è già follemente occupato.
Quindi, sii il più descrittivo possibile con la tua linea tematica. Qualcosa di vago come: яPerché lo ameresti! funziona bene come soggetto quando passa un articolo utile al tuo amico. Ma qualcosa di più dettagliato come: un grande articolo sui consigli di networking! è meglio per un contatto professionale.
2. Usa un saluto e una firma effettivi.
Posso capire di voler mantenere la tua e-mail il più breve e diretta possibile. Ma, non credo nell'eliminazione completa di questi due componenti tradizionali. Pensa all'e-mail come a una lettera digitale. Il tuo saluto e la tua iscrizione legano insieme tutto il tuo messaggio, oltre a mantenere un certo livello di professionalità, piuttosto che rendere evidente che hai digitato velocemente e distrattamente l'intero messaggio sul tuo iPhone mentre eri in fila al supermercato (anche se è vero!).
Sia che tu voglia iniziare con una super formale Cara Susan, o usare qualcosa di più colloquiale come, Hey, Susan! dipende totalmente da te La parte importante è ricordare di includere questi elementi standard.
3. Salta la stenografia e gli emoji!
Mentre le due forme di comunicazione sono diventate molto simili, si può riconoscere che l'e-mail non è ancora la stessa cosa del testo. Questo significa che dovresti saltare completamente la stenografia e acronimi come LOL, OMG e persino Haha. Non hanno posto nelle e-mail professionali! Piuttosto usa frasi complete: è troppo divertente! e anche un semplice, wow! per ottenere lo stesso punto attraverso e in un modo che è molto più lucido e professionale.
Gli emoji sono aperti al dibattito quando si tratta di corrispondenza lavorativa - e anche io sono stato conosciuto per lanciare una faccina amichevole ogni tanto quando inviando un contatto professionale con cui ho un rapporto un po 'stretto. Ma se ti senti anche un po 'insicuro, è meglio lasciarli fuori completamente. La stessa regola si applica ai punti esclamativi. Utilizzati con parsimonia, sono un ottimo modo per esprimere entusiasmo. Tuttavia, esagerare con loro, e diventano solo odioso. Limitarli solo alle frasi in cui tu veramente voglio condividere l'eccitazione.
4. Sii cauto con umorismo.
Sono sicuro che il tuo sarcasmo è affascinante e divertente di persona. Nelle tue e-mail, tuttavia, può facilmente farti incontrare sfacciato e sgarbato. Quindi, a meno che la persona sul lato ricevente del tuo messaggio abbia già una sensazione molto positiva per la tua personalità e il tuo senso dell'umorismo, ti consigliamo di procedere con cautela quando si tratta di usare una battuta spiritosa nel tuo messaggio.
Sì, lo so che può far sembrare che le tue e-mail siano totalmente prive della tua personalità. Tuttavia, preferiresti che sembrassero un po 'aridi e noiosi di quanto apertamente offensivi. Destra
5. Correzione di bozze, correzione di bozze, correzione di bozze!
Tutti abbiamo letto le e-mail che sono disseminate di refusi e errori. Qual è stata la tua impressione del mittente Beh, sono disposto a scommettere che pensavi che quella persona fosse sciatta. Se lui o lei non potrebbe nemmeno prendere il tempo di scrivere correttamente il tuo nome, probabilmente non sei troppo eccitato per aver bisogno di continuare una relazione professionale con quella persona.
Dovrebbe essere ovvio, ma è imperativo correggere le e-mail prima di inviarle. Verifica errori di ortografia e errori di battitura e assicurati di aver digitato correttamente tutti i nomi propri (pensa a persone e nomi di società!). Inoltre, non trascurare di dare una seconda occhiata all'indirizzo e-mail (che si desidera assicurarsi di inviare alla persona corretta) e alla riga dell'oggetto. Un argomento che si legge, mi piacerebbe che tu sia di aiuto! probabilmente non farà la migliore prima impressione.
6. Rispondere tempestivamente.
Certo, questo è un punto con cui combatto un po '. Da un lato, vorrei poter eliminare quell'immensa pressione che tutti sentiamo essere costantemente connessi. D'altro canto, so quanto sia frustrante aspettare una risposta da parte di qualcuno quando ho disperatamente bisogno di una risposta.
Pertanto, quando si tratta delle e-mail professionali, è necessario rispondere tempestivamente, in genere entro un giorno lavorativo. Anche se non riesci a mettere insieme una risposta dettagliata in quel lasso di tempo, dovresti almeno toccare la base e far sapere al mittente che hai ricevuto il messaggio e ci stai lavorando. È molto meglio che lasciare quella persona a chiedersi se la loro nota fluttua senza meta nel cyberspazio.
Tuttavia, non sacrificare la qualità per la velocità. Non vuoi licenziare una risposta senza cuore così rapidamente che trascuri di mettere insieme una risposta ponderata e vantaggiosa (a meno che tu non stia solo inviando uno dei summenzionati messaggi di conferma). Le persone non saranno felici di ricevere la tua risposta se manca totalmente il marchio o non risponde tutti delle loro domande.
Ci sentiamo tutti incatenati alla nostra posta in arrivo. Quindi, chi può davvero incolparci per aver lasciato scivolare un po 'il nostro codice di condotta per le e-mail Ma, quando si tratta del tuo lavoro e della corrispondenza relativa alla carriera, è importante che tu faccia del tuo meglio per rimanere il più professionale possibile. Usa questi consigli e sei sicuro di creare email perfette!