Il giorno delle tasse si avvicina rapidamente. Essere un imprenditore è meraviglioso in tanti modi, ma ha una serie di sfide uniche; le tasse sono una di queste. Sono finiti i giorni delle trattenute semplici e il deposito 1040ez. Ora affrontiamo le detrazioni dettagliate, l'ammortamento, le spese aziendali e il monitoraggio del chilometraggio. Ma non lasciare che questo ti scoraggi dal realizzare il tuo sogno di possedere la tua attività! Con pochi semplici strumenti e qualche leggera modifica alla tua routine, il 15 aprile non sarà più una data temuta!
Rimanere organizzati è la chiave per ridurre lo stress nella stagione delle tasse. Rimescolare le ricevute e i documenti all'ultimo minuto non fa che peggiorare le cose. Ecco alcune idee che potrebbero aiutarti a mantenerti organizzato, a massimizzare le tue deduzioni, a ridurre la possibilità di audit e a respirare un po 'più facilmente durante il periodo di tassazione:
Separare gli affari dal piacere
Il modo più semplice per tenere separate le spese personali dalle spese aziendali è mantenere conti finanziari separati (sia conti bancari che carte di credito). Se non sei abbastanza al punto di aprire un secondo conto bancario, considera, come minimo, con due carte di credito: una per il lavoro e una per il personale. Questo può essere un ulteriore vantaggio personalizzando la tua carta con un'immagine o un logo che rappresenta la tua attività. Molte istituzioni ti consentono di caricare un'immagine per aggiungere la tua carta di credito o di debito; considera l'utilizzo di questa funzionalità per commercializzare la tua attività.
Cattura le ricevute
Per quelli di voi che stanno conservando le ricevute in una scatola da scarpe, preparatevi a disordinare! La tecnologia avanza più velocemente di quanto la maggior parte di noi possa tenere il passo. Per fortuna, l'IRS è salito sul carro della banda e sta accettando la documentazione digitale per detrazioni e spese dettagliate. Sono disponibili numerose applicazioni per smartphone che consentono di acquisire un'immagine della ricevuta e aggiungere annotazioni, categorie, assegnazioni di clienti, ecc. Due dei più versatili, user-friendly e completi sono Expensify * ed Expen $ er **. Entrambe queste applicazioni consentono di acquisire un'immagine di ricevute, aggiungere commenti ed esportare informazioni in report utili. Per coloro che intrattengono i clienti e hanno le relative spese, queste applicazioni consentono commenti su ciò che è stato discusso durante la riunione. Questo è estremamente importante se stai cancellando queste spese.
Massimizza la detrazione per il tuo ufficio di casa
Se hai un ufficio in casa, hai diritto a detrazioni significative. L'IRS consente la detrazione di alcune spese di casa in base alla percentuale di spazio che il tuo ufficio occupa all'interno della vostra casa. La raccomandazione è di misurare le dimensioni esatte del tuo ufficio per calcolare la metratura. Assicurati di documentarlo con uno schizzo o un'immagine con le dimensioni. Una volta calcolato lo spazio, è possibile applicare questa percentuale al pagamento dell'affitto / mutuo e a determinati servizi.
Semplifica l'utilizzo del telefono
Questo può sembrare un elemento così ovvio, ma molte persone mi hanno chiesto come considero il mio telefono come una spesa aziendale, dato che si tratta di un oggetto di uso personale. Il modo più semplice e migliore che ho trovato è quello di scegliere tre mesi all'anno e passare attraverso le bollette telefoniche corrispondenti, evidenziando le chiamate telefoniche personali o aziendali. Alcuni fornitori di telefoni cellulari offrono una bolletta telefonica esportabile (a un foglio di calcolo Excel) che consente di manipolare le informazioni per calcolare l'utilizzo del telefono. Altrimenti, tira fuori il vecchio calcolatore e inizia ad aggiungere. È possibile utilizzare questi numeri per proiettare un utilizzo medio per l'anno. Se viene richiesto un controllo, tenere queste bollette a portata di mano con le vostre annotazioni per supportare la detrazione.
Tieni traccia del chilometraggio
Se si utilizza il veicolo per scopi commerciali, è possibile detrarre determinate detrazioni in base al suo utilizzo. L'IRS concede due opzioni: dedurre le spese effettive o detrarre il consumo di lavoro da ufficio. Nella mia esperienza, la seconda opzione produce la maggiore deduzione e, che ci crediate o no, è più facile da tracciare. A seconda di quanto dettagliati, puoi tenere un registro nel tuo veicolo e monitorare il tuo contachilometri all'inizio e alla fine di ogni viaggio relativo alla tua attività. Un'altra opzione è quella di utilizzare un'applicazione di monitoraggio delle miglia sul tuo smartphone (ce ne sono un milione, tutte con le stesse caratteristiche e funzionalità. Invece di elencarle tutte, ti consiglio di provarne alcune finché non ne trovi una che ti si addice.). Questo metodo richiede anche di registrare le letture del contachilometri, ma consente anche di salvare indirizzi frequenti in modo da poter aggiungere facilmente viaggi regolari. Per quanto mi riguarda, utilizzo un approccio medio: tengo un calendario digitale in cui aggiungo incontri e uscite di lavoro. La chiave è catturare la lettura del contachilometri prima di iniziare questo progetto. Alla fine del mese, torno indietro e calcola la distanza del viaggio di andata e ritorno per ogni voce e confronta quella cifra con l'utilizzo totale. Ancora una volta, se puoi farlo per tre mesi (consecutivi o meno), ti fornisce una percentuale abbastanza accurata di uso aziendale / uso personale. Oltre a essere in grado di scrivere delle spese del veicolo, il chilometraggio è un altro grande oggetto deducibile!
Organizzare appuntamenti e spese correlate per riferimento futuro
Come accennato in precedenza, tenere un calendario separato per TUTTI i tuoi appuntamenti aziendali / viaggi / commissioni / ecc., Renderà la tua vita molto più facile per riferimento futuro e soprattutto per la preparazione delle tasse. Se c'è qualche domanda su dove sei andato o chi hai visto, tenere una registrazione di ogni attività come una voce del calendario risolverà tanti problemi. Nella mia pratica, uso anche queste voci per acquisire miglia guidate, note sull'evento e una nota su eventuali spese che potrebbero essere state sostenute dall'evento (cioè argomenti di discussione durante un pranzo di lavoro). Mantenere tutto in un posto sicuramente riduce il caos e la confusione che possono sorgere durante la stagione delle tasse.
Preparare le tasse non è mai un progetto divertente. Creare un piano per te stesso per rimanere organizzato e tenere traccia delle spese aziendali renderà questo processo molto più semplice alla fine. Anticipa il gioco ricercando attentamente le deduzioni disponibili. Ci sono così tante risorse disponibili per i lavoratori autonomi e proprietari di piccole imprese. Small Business Administration (sba.gov) è un'ottima fonte per trovare maggiori informazioni sul deposito fiscale; anche consigli per i professionisti delle tasse locali che possono aiutare.
Per ulteriori soluzioni su come rimanere organizzati ed essere efficienti, non esitate a contattarmi all'indirizzo [email protected].
L'editorialista Jessica Baggot vive vicino a San Francisco, in California e lavora come consulente di sviluppo organizzativo indipendente. Si è specializzata in consulenza in materia di efficienza e produttività, aiutando le piccole imprese a concentrare i propri sforzi per aumentare le entrate. Jessica ha frequentato l'Università della California a Davis dove ha studiato psicologia e relazioni internazionali.